10 tipov, ako viesť efektívne porady

Zbytočné debaty, ktoré naťahujú čas alebo stretnutia, pri ktorých nikto netuší, prečo sa vlastne konajú. Neefektívne pracovné porady vedia nielen pokaziť deň, ale aj plytvať drahocennými kapacitami organizácie.

Veronika Timková z Maxman Consultants má dlhoročné skúsenosti s firemnými kolektívmi, ktorým pomáha lepšie fungovať. Na webinári pre členov siete Bystrín hovorila o tom, ako vniesť do porád viac kvality, aby sme počas nich netrpeli. Tento článok je jeho zhrnutím.

Základom je dobrá príprava

1. Dbajte na obsah: Ešte pred samotnou poradou si pripravte podrobné body programu. Zvážte, ktoré témy je potrebné zaradiť. Vynechajte tie, ktoré sa dajú vyriešiť e-mailom alebo telefonátom. Dbajte aj na poradie agendy – ak kolegov na začiatku porady zaujmete atraktívnym obsahom, získate si ich pozornosť a nabudíte ich k aktivite.
2. Proces je dôležitý: Potrebujete si pripraviť krátku prezentáciu? Budete diskutovať v celej skupine alebo brainstormovať v trojiciach? Vopred si premyslite, akým spôsobom či technikou budete viesť jednotlivé body porady.
3. Pozor na čas: Rozvrhnite si časovo bod po bode. Ak poradu nechcete naťahovať, zvážte, či je reálne zvládnuť v danom čase všetko, čo ste si naplánovali. Dobrá rada: pridajte k vášmu časovému odhadu 20-percentnú rezervu.
4. Pripraviť sa musia aj kolegovia: Keď máte prípravu hotovú, pozvite na poradu len ľudí, ktorých sa obsahovo týka. A teda takých, ktorí sa musia, vedia alebo môžu chcieť vyjadriť k agende. Spísaný program včas zašlite kolegom, najneskôr však dva dni pred poradou. Zároveň ich požiadajte, aby sa na stretnutie pripravili a prípadne doplnili program o témy, ktoré sami považujú za dôležité. Predídete tak zbytočnému naťahovaniu času.

Čo robiť a nerobiť počas samotnej porady

5. Pomenujte ciele porady: Každému účastníkovi by malo byť od začiatku známe, čo je cieľom porady. Zároveň je vhodné kolegom povedať, kam sa na porade chceme dostať a čo má byť jej výstupom.
6. Nastavte a strážte pravidlá: Niekedy sa stane, že porady prebiehajú inak, než sme si to naplánovali. Vyrušeniam či odbočeniam z harmonogramu sa dá predísť nastavením spoločných pravidiel, pričom platí, že by s nimi mali súhlasiť všetci zúčastnení. Ak už pravidlá dohodnuté máte, je dobré mať ich znázornené na viditeľnom mieste – napríklad na flipcharte. Vďaka tomu ich budú mať všetci poruke a je ľahšie sa na ne odvolať.
7. Ustrážte smerovanie a čas porady: Stopnite príspevok kolegu, ktorý rozpráva zbytočne dlho alebo ho vráťte k téme, ak od nej odbieha. Informujte priebežne účastníkov porady o tom, koľko času vám zostáva a aké body musíte ešte prebrať. Takto viete skupinu motivovať k vyššiemu výkonu a väčšej koncentrácii.
8. Dajte priestor všetkým: Povzbuďte kolegov, ktorí sa k téme ešte nevyjadrili. Vytvorte pre všetkých bezpečný priestor, v ktorom budú môcť a chcieť zdieľať svoje myšlienky. Často práve tichší ľudia – analytické typy – prinesú do diskusie nápady, ktoré sú prospešné pre dosiahnutie spoločného cieľa.
9. Nečakané body porady: Buďte vo vedení porady flexibilní. Ak sa kolegovia zhodnú, že chcú medzi body programu pridať ďalší, prispôsobte sa im. Naopak, ak sa na porade objavia body, ktoré sa týkajú len malej skupiny účastníkov, nerozoberajte ich so všetkými, ale dohodnite si neskoršie stretnutia v menšom kruhu.
10. Pravidelne sumarizujte: Pribežne informujte účastníkov, na čom sa zhodli, čo sa podarilo a ktoré body sú vyjasnené. Pomôže to skupine konštruktívne pracovať.